GDPR

Ochrana osobních údajů - www.eLicita.cz

Pojmy uvedené v tomto dokumentu s velkým počátečním písmenem mají význam stanovený ve Smluvních podmínkách Platformy eLicita.cz, není-li v tomto dokumentu výslovně uvedeno jinak.

A) Správce osobních údajů a kontaktní údaje

1. Provozovatel je správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“) a souvisejících právních předpisů, zejména zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

2. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, jelikož mu taková povinnost dle GDPR nevzniká.

3. Kontaktní údaje správce (Provozovatele):

→ Mgr. et Mgr. Martin Horák, LLM, DBA

→ IČ: 87008131, Zahradnická 223/6, 603 00 Brno

→ e-mail: podpora@elicita.cz, tel.: 775 563 000

→ ID datové schránky: kw84rdf

B) Subjekty údajů a obecný rámec

1. Subjekty osobních údajů jsou zejména:

   1. Uživatelé, jsou-li fyzickými osobami, včetně Zadavatelů a Účastníků,

   2. fyzické osoby jednající za Uživatele nebo uvedené jako jejich kontaktní osoby,

   3. další fyzické osoby, jejichž osobní údaje jsou Správci poskytnuty v souvislosti s užíváním Platformy.

      (Dále jen „Subjekty údajů“)

2. Správce zpracovává osobní údaje v nezbytném rozsahu zejména proto, aby mohl poskytovat digitální službu – provoz Platformy eLicita.cz, umožnit registraci uživatelů, založení a realizaci Licitací a zajišťovat bezpečnost a řádnou funkčnost Platformy.

C) Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává zejména tyto kategorie osobních údajů:

1. Identifikační údaje:

   1. jméno a příjmení (u fyzických osob), případně obchodní firma,

   2. datum narození,

   3. IČO a DIČ (je-li uvedeno),

   4. adresa trvalého pobytu / sídla, případně korespondenční adresa.

2. Kontaktní údaje:

   1. e-mail, telefonní číslo,

   2. ID datové schránky (je-li uvedeno).

3. Údaje o uživatelském účtu:

   1. údaje zadané při registraci,

   2. ověření e-mailu a telefonu (např. záznam o úspěšném ověření),

   3. přihlašovací údaje (heslo je ukládáno pouze v technické podobě – typicky hash),

   4. nastavení účtu, historie přihlášení a související bezpečnostní údaje.

4. Údaje o Licitacích a účasti na nich:

   1. údaje o založených Licitacích (včetně jejich parametrů, které Zadavatel vyplní),

   2. údaje o účasti Účastníka, činěných Nabídkách (příhozech), časech, pořadí a výsledku Licitace,

   3. auditní a provozní záznamy související s průběhem Licitace (logy).

5. Platební a účetní údaje ve vztahu k poplatku Provozovateli:

   1. číslo bankovního účtu, fakturační údaje, údaje nezbytné pro vystavení daňového dokladu a vedení účetnictví.

6. Technické údaje:

   1. IP adresa, typ prohlížeče, identifikátory zařízení, cookies a obdobné technologie, bezpečnostní logy a provozní záznamy.
      

Pozn.: Zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje dle čl. 9 GDPR) Správce standardně nezpracovává a uživatelé je nemají do Platformy vkládat.

D) Zdroje osobních údajů

1. Správce získává osobní údaje primárně od Subjektů údajů, a to při registraci, užívání Platformy a účasti na Licitacích.

2. Některé údaje vznikají automaticky v důsledku používání Platformy (např. technické logy, IP adresa, cookies, bezpečnostní události).

3. Některé osobní údaje může Správce získat také od jiných Uživatelů, zejména údaje o osobách jednajících za Uživatele nebo údaje poskytnuté v souvislosti s Licitací.

E) Účely zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje zejména pro tyto účely:

1. registrace, vedení a správa uživatelských účtů, včetně ověření e-mailu a telefonu,

2. poskytování služeb Platformy – umožnění založení, realizace a vyhodnocení Licitací a navazujících funkcí (např. notifikace, export záznamu),

3. uživatelská podpora a komunikace (dotazy, reklamace, technické hlášení),

4. bezpečnost a ochrana Platformy, prevence zneužití, řešení incidentů, ochrana před podvody a útoky,

5. vedení a prokazování evidence úkonů na Platformě (auditní stopa, logy),

6. uplatňování, výkon a ochrana právních nároků Správce (reklamace, spory, vymáhání),

7. plnění zákonných povinností Správce (zejména účetních a daňových),

8. přímý marketing (zasílání obchodních sdělení), pokud je k tomu dán právní základ.

F) Právní základy zpracování (čl. 6 GDPR)

1. Právním základem zpracování je zejména:

   1. plnění smlouvy (poskytnutí digitální služby – užívání Platformy a realizace Licitací) dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR,

   2. plnění právní povinnosti Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (zejména účetnictví a daně),

   3. oprávněný zájem Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména:

      1.  zajištění bezpečnosti Platformy a prevence zneužití,

      2.  ochrana právních nároků a obrana proti nárokům,

      3.  zajištění řádné funkčnosti, provozu a rozvoje Platformy (včetně analytiky nezbytné pro provoz),

      4. evidence a prokazování průběhu úkonů a událostí na Platformě (auditní stopa),

   4. souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, je-li vyžadován (např. u marketingových cookies nebo u marketingu nad rámec zákonných možností).

2. Je-li zpracování založeno na souhlasu, může jej Subjekt údajů kdykoliv odvolat; odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

G) Poskytnutí údajů – dobrovolnost a důsledky neposkytnutí

1. Poskytnutí osobních údajů je zpravidla smluvním požadavkem nezbytným pro zřízení účtu a užívání Platformy.

2. Neposkytne-li uživatel údaje nezbytné pro registraci, ověření nebo účast na Licitaci, nebude možné mu účet zřídit, ověřit, případně mu umožnit účast v Licitaci.

H) Příjemci osobních údajů a zpřístupnění mezi uživateli

1. Osobní údaje mohou být zpřístupněny zejména:

   1. zpracovatelům (poskytovatelé IT/hostingu, správy Platformy, zálohování, bezpečnosti, e-mailových služeb, SMS brány, případně analytických nástrojů a marketingu), a to vždy v nezbytném rozsahu a na základě smlouvy,

   2. účetním, daňovým poradcům a auditorům Správce v nezbytném rozsahu,

   3. orgánům veřejné moci, pokud to ukládá právní předpis nebo závazné rozhodnutí.

2. Za účelem realizace a vyhodnocení Licitace a naplnění jejího účelu mohou být prostřednictvím Platformy v nezbytném rozsahu zpřístupňovány osobní údaje mezi Zadavatelem a Účastníky. Zadavateli jsou zejména zpřístupněny identifikační údaje Účastníků Licitace, údaje o jimi učiněných Nabídkách, jejich pořadí a výsledku Licitace a Záznam o průběhu Licitace, z něhož je patrné, který Účastník učinil kterou Nabídku. V nezbytném rozsahu mohou být zpřístupněny také kontaktní údaje Účastníků a údaje o Zadavateli, zejména pro navazující komunikaci, uzavření nebo plnění Smlouvy, nakládání s Jistotou, předání výstupů, uplatňování práv, vyřízení reklamací nebo řešení sporů.

3. Zadavatel, případně Účastník, který osobní údaje druhé strany dále zpracovává pro své vlastní účely mimo Platformu, vystupuje pro toto zpracování jako samostatný správce osobních údajů. To se týká zejména zpracování za účelem uzavření nebo plnění Smlouvy, nakládání s Jistotou, plnění vlastních právních povinností, uplatňování práv nebo řešení sporů.

4. Pokud dochází k předávání osobních údajů příjemcům mimo Evropský hospodářský prostor (EHP) nebo mezinárodním organizacím, probíhá takové předávání pouze za podmínek stanovených GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany nebo při použití odpovídajících záruk podle GDPR.

I) Jistota a zpracování údajů

1. Provozovatel Platformy nevystupuje jako příjemce Jistot a nezajišťuje jejich správu ani vypořádání. Platforma pouze technicky eviduje údaje nezbytné pro fungování procesu Jistoty, zejména její výši, platební údaje, nahlášení úhrady a stav jejího ověření a povolení účasti.

2. Za zpracování osobních údajů v souvislosti s přijetím, držením, vrácením nebo propadnutím Jistoty odpovídá Zadavatel jako samostatný správce osobních údajů.

3. Provozovatel nenese odpovědnost za zpracování osobních údajů prováděné Zadavatelem mimo Platformu.

J) Cookies a obdobné technologie 

1. Platforma využívá cookies a obdobné technologie za účelem zajištění její funkčnosti, bezpečnosti a zlepšování uživatelského komfortu.

2. Nezbytné (technické) cookies a identifikátory jsou do Vašeho zařízení ukládány automaticky, neboť jsou nezbytně nutné pro řádné fungování a bezpečný provoz Platformy. Ukládání těchto cookies nevyžaduje Váš souhlas. Následné zpracování osobních údajů probíhá na základě oprávněného zájmu Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).

3. Analytické a marketingové cookies (jsou-li využívány) jsou do Vašeho zařízení ukládány a dále zpracovávány výhradně na základě Vašeho aktivního, předchozího a prokazatelného souhlasu.

4. Svůj souhlas s používáním analytických a marketingových cookies můžete kdykoliv svobodně udělit, odmítnout nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies, které je trvale dostupné na Platformě. Odmítnutí těchto cookies Vám nebrání v používání Platformy.

5. Podrobné informace o jednotlivých cookies, jejich účelu, poskytovatelích a době uložení jsou vždy dostupné v rámci nastavení cookies. 

K) Doba uchovávání (retence)

1. Správce uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou vzhledem k účelům zpracování. Typicky platí:

   1. Účet a profilové údaje – po dobu trvání uživatelského účtu; po zrušení účtu mohou být základní údaje uchovány po dobu nezbytnou k vypořádání závazků a ochraně právních nároků, nejdéle však 5 let.

   2. Údaje o Licitacích, Nabídkách a výsledcích (včetně auditní stopy) – typicky 5 let od ukončení Licitace; v odůvodněných případech (reklamace, spory, řízení před orgány veřejné moci) po dobu trvání sporu/řízení a dále po dobu nezbytnou k ochraně nároků.

   3. Bezpečnostní a provozní logy (např. IP, přihlášení, bezpečnostní události) – typicky 6 až 12 měsíců, není-li nutné uchovat je déle pro vyšetření incidentu nebo ochranu právních nároků.

   4. Účetní a daňové doklady – po dobu vyžadovanou právními předpisy, typicky 10 let (resp. dle relevantních lhůt účetních a daňových).

   5. Marketingová komunikace – po dobu trvání oprávněného zájmu nebo do odhlášení/odmítnutí; je-li založena na souhlasu, pak do odvolání souhlasu.

   6. Po uplynutí příslušných dob Správce osobní údaje bezpečně anonymizuje nebo vymaže, nevyplývá-li z právních předpisů povinnost jejich dalšího uchování.

L) Automatizované rozhodování a profilování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

M) Zabezpečení a mlčenlivost

1. Správce přijal přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití, zničení nebo změně, a to s ohledem na povahu, rozsah a účely zpracování.

2. Osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji v rámci činnosti Správce nebo jeho zpracovatelů, jsou vázány povinností mlčenlivosti.

N) Obchodní sdělení

1. Pokud Uživatel využil službu Platformy a stal se zákazníkem Správce, může Správce využít jeho elektronický kontakt získaný v souvislosti s poskytnutím služby k zasílání obchodních sdělení týkajících se vlastních obdobných služeb, pokud Uživatel při získání kontaktu takové využití neodmítl. Možnost další zasílání jednoduše a bezplatně odmítnout má Uživatel rovněž v každém jednotlivém obchodním sdělení. Toto zpracování probíhá na základě oprávněného zájmu Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.

2. Ostatním uživatelům a zájemcům zasílá Správce obchodní sdělení výhradně na základě jejich předchozího souhlasu se zasíláním obchodních sdělení.

3. Zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv svobodně a bezplatně odmítnout nebo odvolat svůj dříve udělený souhlas. Odhlášení je možné zejména prostřednictvím odkazu uvedeného v každém obchodním sdělení nebo zasláním žádosti na kontaktní e-mail Správce.

O) Práva Subjektů údajů a jejich uplatnění

1. Subjekt údajů má za podmínek stanovených nařízením GDPR právo:

   1. na přístup ke svým osobním údajům (čl. 15 GDPR),

   2. na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů (čl. 16 GDPR),

   3. na výmaz osobních údajů (čl. 17 GDPR),

   4. na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),

   5. na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR),

   6. odvolat souhlas se zpracováním, je-li zpracování založeno na souhlasu,

   7. podat stížnost u dozorového úřadu.

2. Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR): Subjekt údajů má právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných na základě oprávněného zájmu Správce. V takovém případě Správce osobní údaje dále nezpracovává, ledaže prokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad právy a svobodami Subjektu údajů. Jsou-li osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, má Subjekt údajů právo vznést námitku kdykoliv; v takovém případě již nebudou osobní údaje pro tyto účely dále zpracovávány.

3. Svá práva může Subjekt údajů uplatnit elektronicky na e-mailové adrese podpora@elicita.cz nebo písemně na adrese sídla Správce. Výkon práv je bezplatný; Správce je oprávněn účtovat přiměřený poplatek pouze v případě, že jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené.

4. Správce vyřídí žádost bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od jejího obdržení. Ve výjimečných případech může být tato lhůta prodloužena až o další 2 měsíce; o prodloužení a jeho důvodech bude Subjekt údajů informován.

5. Domnívá-li se Subjekt údajů, že zpracováním jeho osobních údajů došlo k porušení GDPR, má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz).

P) Doplňující informace a změny dokumentu

1. Právní vztahy vzniklé v souvislosti se zpracováním osobních údajů se řídí GDPR a právním řádem České republiky.

2. Správce je oprávněn tento dokument přiměřeně aktualizovat, zejména dojde-li ke změně právních předpisů, poskytovatelů služeb nebo způsobu fungování Platformy. Aktuální znění je vždy zveřejněno na Platformě. Pokud změna zavádí nový účel zpracování nebo jinak podstatně ovlivňuje způsob zpracování či práva Subjektů údajů, Správce dotčené Subjekty údajů vhodným způsobem informuje před tím, než se změna na jejich osobní údaje použije.